“通过飞书项目实现的立项流程重构，在弱协同的组织中找到了数据治理的突破口。单一事实源的建立不仅解决了跨系统数据割裂问题，更让项目全生命周期管理有了可落地的数字化基座。”
背景
在不到 200 人的央企咨询公司中，20 个独立核算的咨询团队分散运作，高度非标化的政府咨询项目与“弱协同、强合规”的组织特性形成鲜明矛盾。原有的 OA 与费控系统割裂导致项目信息重复录入、数据真相难以追溯，传统公文式立项流程严重制约业务响应效率。2024 年，该公司选择飞书项目作为数字化转型的切入点，从立项流程重构入手，通过 160 余个结构化字段建立项目“单一事实源”，并打通飞书审批、费控系统实现业财数据自动流转。
这让项目立项周期缩短 50%，项目文档归档数量从 2024 年 6000 余份跃升至 2025 年 27339 份（截至11月），项目资料上云比例大幅提高，员工数字孪生意识显著增强，成功将立项这一看似基础的流程，转变为驱动组织数字化转型的“总开关”，为类似特性的弱协同组织提供了可复用的数字化治理范式。
痛点及解决方案
- 跨系统数据割裂，项目信息需在 OA 与费控系统重复维护，数据不一致
- 公文式立项流程低效，非标化信息难以结构化沉淀，查找项目全貌困难
- 知识资产分散于个人终端，组织级经验复用率低，员工离职导致资产流失
- 构建飞书项目工作项作为项目唯一事实源，整合 160+ 结构化字段
- 打通飞书审批与费控系统，实现立项-预算-报销全流程自动化
- 建立强制归档机制，将项目文档沉淀至数字档案馆形成知识资产
单一事实源构建：从“两套台账”到“一个真相”
面对原有两套系统割裂造成的“项目信息双轨制”困境，推倒重来。
- 利用飞书项目的“咨询项目”工作项做为数据治理的核心载体，把立项流程，从过去在两个系统里“分头行动”，统一到了在飞书项目里“一次性填报”，打造成公司所有咨询项目的“单一事实源”。
- 通过梳理咨询项目全生命周期的关键节点，抽象出160余个结构化字段——从客户信息、交付内容等基础要素，到按8个一级科目、20个二级科目拆分的预算明细，再结合项目负责人、数据负责人、质量控制负责人等角色配置，形成完整的项目数据模型。
- 创新性地采用“规则优化优先于功能升级”的策略。与财务部协作合并“轮船费”等低频科目，将管理颗粒度控制在工具可支撑范围内。这种“流程适配工具”的务实做法，使每个咨询项目都能在飞书项目中形成标准化数字档案，彻底终结了“预算在费控、内容在OA”的信息孤岛状态。
| 信息维度 | 原有管理方式 | 飞书项目解决方案 |
|---|---|---|
| 项目基本信息 | OA公文正文描述，非结构化文本 | 160+结构化字段，包含项目画像、客户信息、交付和收款情况等 |
| 预算管理 | 费控系统手动录入20+科目，与OA脱节 | 数字字段拆分预算结构，公式自动汇总，与审批联动 |
| 角色责任 | 文本记录单一负责人 | 角色字段绑定项目负责人、数据负责人、质量控制负责人等关键职责 |
| 过程文件和知识成果 | 年底收集、无过程披露 | 链接飞书云盘，调用云盘 API 获取云盘文件目录，按周盘点，结合LLM理解文件内容，智能跟踪项目进展情况。 |
业财集成：让数据流动起来，彻底打通“项目—预算—执行”的完整链条。
构建了“飞书项目-飞书审批-费控系统”的三方集成架构。项目数据在“单一事实源”--咨询项目工作项一次输入后经由审批，费控等企业管控节点消费，彻底打通了“项目—预算—执行”的完整链条。
- “咨询项目”在飞书项目结合飞书审批，走到“正式立项”审批通过的那一刻，一个 Webhook (网络钩子) 被自动触发。使用“变更管理插件”，完成节点拉起飞书审。
- 实时通知到费控系统后，自动过来拉取项目预算数据，费控系统完成预算额度的初始化。
- 报销单据通过接口传回飞书项目，与“咨询项目”主体自动关联，实现预算执行情况实时回传。
- 对于一线业务人员，将“立项”和“预算”审批合并为一次性办理，减少重复填报，避免相同审批流程重复流转。
知识资产沉淀：从“个人硬盘”到“组织档案馆”
- 针对咨询公司知识资产分散的痛点，设计了强制性的数字归档机制。在飞书项目工作项中设置“数字档案馆链接”必填字段，要求每个项目按“公司级-部门级-项目级”三级目录规范存储文件(顶层：公司级“数字档案馆”件夹，第二层：按部门/团队划分子文件夹，第三层：每个项目一个独立文件夹，第四层：标准化子目录（材料包、纪要、方案等）。审批人需检查文件夹路径与权限配置后方可通过立项。这一看似“不友好”的设计，大幅提升项目文档归档时效和数量。
- 实施“双备份”策略：重要文档作为飞书项目附件存储，其余资料归档至云盘中的数字档案馆。为了支撑未来AI知识应用，打下坚实基础。
- “数字孪生”智能监测：通过调用飞书云盘 API 获取项目文件目录，实现按周盘点。结合大模型对文档内容的理解，持续跟踪项目进展，识别停滞与高风险项目，并自动生成公司级项目进展报告。
结语
该央企咨询公司通过飞书项目实现的立项流程重构，证明了即使在弱协同、强合规、资源有限的组织中，也能通过聚焦“真问题”、优化流程设计、巧借工具能力，以低成本方式实现高价值的数字化转型。从160个结构化字段的精细设计，到跨系统数据流转的巧妙实现，其核心经验在于：数字化转型不必追求大而全的系统替换，而是要找到业务、财务、合规的交汇点，用最小切口撬动最大变革。这种“以立项为总开关”的治理模式，为类似特性的组织提供了可复用的数字化路径，展现了“懂业务+略懂技术”的新型数字化推动者在组织变革中的关键作用。
