上海外联发商务咨询有限公司（UDC）作为上海外高桥集团股份有限公司旗下一员，以“方案+渠道+资金”全资源园区运营与产业集成服务，依托多维度合作提升服务能级，通过数字化技术推进业务创新，构建涵盖招商、跨境投融资、运营管理、智库研究等综合服务体系，形成“引进来”“走出去”并重的跨境双向服务特色，累计助力超1,300个境外投资项目布局全球。

随着业务多元化发展，外联发形成“双核心”运营特征：传统园区管理与地产租赁业务基础上，企业咨询与出海咨询业务占比持续提升，带来高频次内外部协作需求。过去两年，140 人团队累计参与超 4 万场会议/拜访，人均年参与量达 235 场，会议与拜访管理的效率与质量成为制约业务发展的核心痛点。

为破解困局，公司推进数字化转型，全面采用飞书项目承载业务全生命周期数据流与业务流，打通飞书日历、审批、邮箱、智书合同等系统壁垒，奠定 LTC（从线索到回款）全流程管理技术基础。

构建 LTC 全流程，商机管理到项目交付无缝衔接

使用飞书项目前，外联发商务咨询（UDC）的商机跟进依赖 Excel 台账与线下拜访记录，客户档案、签约产品等信息分散在不同系统，跨部门协作需通过邮件反复同步。项目执行阶段常因信息不对称导致交付延期，关键节点追溯需人工翻阅历史文档。

使用飞书项目后，外联发商务咨询（UDC）以飞书项目为核心，构建了覆盖“商机需求 - 方案提供 - 合同签订 - 项目执行”的 LTC 全流程管理体系。该体系通过数据联动实现三大关键能力：

• 信息整合 ：项目与客户档案、关键联系人、商机跟进记录（含线下拜访）、签约产品（咨询 / 物业类）等信息深度绑定；
• 过程追溯 ：项目交付文档、活动记录、客户反馈等核心数据均可实时查询，完整还原业务推进轨迹；
• 自动流转 ：当前阶段负责人仅需聚焦本环节交付内容，完成后系统自动触发下一节点提醒，实现跨部门协作无缝衔接。

项目进度、待办任务状态、风险预警等关键指标通过飞书项目看板实时呈现，管理层随时可掌握项目全生命周期动态。系统更支持自动追踪任务进度，在逾期或接近截止日期时触发多端提醒（飞书消息 / 邮件），确保项目执行无断点。

活动管理无遗漏，会议信息智能填充

使用飞书项目前，外联发商务咨询（UDC）的会议与拜访管理面临“双高”困境 —— 高频次（年均 2 万场）与高人力消耗（每场需 15-30 分钟手动录入信息）。信息录入遗漏、关键内容丢失等问题，更直接影响后续决策效率。

使用飞书项目后，通过集成飞书智能会议纪要与 Aily 平台，结合 AI 工作流搭建，系统可自动提取会议核心信息（如决议事项、待办任务、时间节点），并将智能纪要链接及总结内容精准匹配至对应项目实例。团队成员无需切换系统，即可在飞书项目中实时查看会议重点，信息同步效率提升 70%，人工录入错误率下降 90%。

成果与价值

通过上述解决方案，外联发商务咨询（UDC）成功实现了 LTC 管理、拜访管理的智能化和自动化，取得了显著的成效：

• 效率方面，员工日均会议记录与信息录入耗时从 45～90 分钟缩减至 15～30 分钟，人均日有效工作时间增加 1 小时以上，业务推进节奏整体提速 20%。
• 质量方面，关键信息（如客户需求、会议总结、签约条款、交付节点）填写准确率从 65% 提升至 92%，彻底消除人工录入导致的信息偏差，为后续分析提供可靠数据支撑。
• 管理方面，项目进度、待办任务状态、风险预警等关键指标通过飞书项目看板实时呈现，管理层可随时掌握项目全生命周期动态。系统更支持自动追踪任务进度，在逾期或接近截止日期时触发多端提醒（飞书消息 / 邮件），确保项目执行无断点。

外联发商务咨询（UDC）通过飞书项目、智能会议纪要与 Aily 平台的协同应用，成功破解了 LTC 过程管理中的“信息孤岛”“效率瓶颈”与“决策滞后”三大痛点，真正实现了“员工减负 - 管理提效”的双向赋能。

未来，外联发商务咨询（UDC）计划打通飞书项目与智书合同的深度集成，覆盖工程类项目的招投标、合同签订、款项支付等全流程管理；同时探索 AI 技术在客户需求分析、风险预测等场景的创新应用，持续推动业务流程智能化升级。